采购管理制度（采购部门规章制度及处罚条例）

一：计划

　　（一）接计划时必须记录时间、报计划人、品名、规格型号、材质及特殊要求，使计划准确无误，如因粗心大意记录不全或不正确而导致货物不符合买方要求，由接计划人负责协调处理，并记过一次，雷同事件发生三次或影响恶劣罚款一百元。

　　（二）计划中有新的货物或原有货物价格发生变化，应通知财务并向总经理书面汇报、确认。

　　（三）接到计划由最少3个业务员各提出至少一个各不相同的厂家，综合对比各个厂家的货物的价格和质量，部门经理和业务员共同协商确定最合适的厂家（货物的价格和质量最合适的厂家），由提出该厂家的业务员联系该厂家采购，另外两个业务员监督。

　　二：采购

　　（一）凡可以在厂家购买的货物，必须在厂家采购。

　　（二）行贿、受贿、贪污每发现1元罚50元，累计罚款500元者，请自觉离开公司。

　　（三）工作实事求是，不得弄虚作假。凡弄虚作假者，每发现一次，视其造成后果严重程度，处以10—100元罚款。

　　（四）在购货至发货过程中，业务人员如因粗心、不负责等原因造成货物丢失，且不主动上报情况者，照价（售价）赔偿并处以10－100元罚款。

　　三：发货

　　（一）发货前业务人员当填写一式三联的派车单，其中两联由赵总签字认可后，一联由业务员留存备查，第二联交予会计作帐，最后一联由业务人员在装货后签字后给司机留作结算凭证。

　　（二）发货单必须清楚准确地列出：

　　（1） 发货时间。

　　（2） 送货人（货车司机）。

　　（3） 货物的种类、品名、规格、数量。

　　注意：如有寄的货必须让捎货人在货单上签字。

　　（三）回单由填写发货单的业务人员核对，无误后，叫会计，会计在发货单存根上签字确认。

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四：款、票报销事宜：

　　（一） 业务人员每人手中存放500元备用金。所购货物价值小于500元不得申请预付货款。

　　（二） 付货款时尽可能从银行帐上走，不能从银行走的或数额 大的现金款，必须向领导申报，得到书面确认方可。

　　（三） 报销代提货物费用时，必须在报销单后附有代提货物明细表和费用细则，到王总监处登记签字，再由赵总签字后方可到出纳处报销取钱。

　　（四） 购货后两天内报账，逾期的报销单后必须附有赵总签字认可的情况说明。

　　（五） 货款报销时，应附有购货发票，如发票暂时不能回来，给会计打欠条,欠条中应列出 ‘材料名称’‘数量’‘金额’，发票返回时间，如逾期未回，且未得到赵总认可，视情节轻重予以不同程度处罚。

　　（六） 拿回发票要核对发票上的‘公司名称’、‘帐号’、‘税号’、‘材料名称’‘数量’‘金额’。

　　（七） 购进货物款项报销流程：

　　1.购买货物的业务员填写报销单，签字。

　　2.由负责监督的业务员确认签字。

　　3.由部门经理确认签字。

　　4.由出纳签字证明已登记入库。

　　5.由会计签字记入库存帐。

　　6.由赵总签字准许报销。

　　7.到出纳处报销取钱。

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